Shared Mailbox

Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt die Erstellung eines neuen Benutzers im AdminUI, inklusive relevanter Attribute, organisatorischer Zuweisungen und Systemverhalten.

Wichtige Informationen

Benutzername

Der Benutzername wird automatisch vom System vergeben (für Abraxas-Login und SECURE Connect) und kann nicht geändert werden.

Gültigkeit Benutzer

Das Abraxas IAM unterscheidet zwischen zwei "Gültig ab" Angaben:

Reiter "Allgemein": Ab diesem Zeitpunkt ist der Benutzer gültig. Dieses Feld kann zb. genutzt werden wenn neue Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag erfasst werden sollen.
Reiter "Organisatorische Daten": Ab diesem Zeitpunkt ist der Benutzer in der Organisation verfügbar und ihm können Rollen zugewiesen werden. Wenn dieses Datum in der Zukunft gesetzt wird, ist der Benutzer nach der Erstellung nicht sichtbar für den Administrator unter "Meine Mitarbeitenden".

Erstell-Dialog

Benutzer werden im AdminUI unter "Meine Mitarbeitenden" erstellt:
https://admin.iam.abraxas-apps.ch/v2/my-co-workers/list

Über die Benutzerübersicht oben rechts das +- Symbol anklicken, um einen neuen Benutzer anzulegen.

Es erscheint der Erstell-Dialog mit mehreren Reitern mit Attributen, welche befüllt werden können:

Reiter "Allgemein"

Im Reiter "Allgemein" werden die wichtigsten Account-Informationen definiert:

Typ: Persönliche Benutzer (mit Hinweisen zu unpersönlichen Benutzern)

Unter "Typ" ist im AdminUI standardmässig "Personal Account" festgelegt. Es können nur persönliche Benutzerkonten erstellt werden – ein dezidierter Typ für unpersönliche oder funktionale Konten steht aus Datenschutzgründen nicht mehr zur Verfügung.

Hinweis zu funktionalen/unpersönlichen Benutzerkonten:
Für spezielle, legitime Anwendungsfälle (z. B. Systemintegration oder Testkonten) kann dennoch ein unpersönlicher Benutzer erstellt werden, indem im Reiter Personalien bei Vor- und Nachname eine entsprechende technische Bezeichnung gewählt wird (z. B. "DMS-Systemkonto").

Diese Benutzer dürfen jedoch nicht mit Berechtigungen für Fachlösungen ausgestattet werden. Die Einhaltung dieser Vorgabe liegt in der Verantwortung der Kunden-Admins.

Manager: Auswahl des Vorgesetzten

Im Feld "Manager" kann der Verantwortliche resp. der Vorgesetzte des Benutzers ausgewählt werden. Damit kann zum Beispiel das Willkommens-E-Mail nach der Benutzererstellung direkt an den Vorgesetzten gesendet werden (muss vorab konfiguriert werden).

In den meisten Fällen kann das Feld leer bleiben.

Weiter kann der Vorgesetzte bei Outsourcing-Kunden für weitere Anwendungsfälle verwendet werden.

Bitte kontaktieren Sie den IAM Support bei weiteren Fragen oder konkreten Anwendungsfällen.

Definition der Gültigkeit (Gültig ab/Gültig bis)

Über "Gültig ab" und "Gültig bis" kann definiert werden, in welcher Zeitdauer ein Benutzer aktiv ist und sich anmelden kann.

Das "Gültig ab"-Datum steuert den Aktivierungszeitpunkt und die Zustellung der Login-Informationen.
Das "Gültig bis"-Datum deaktiviert den Benutzer-Account (0 Uhr desselben Tages) und löscht/anonymisiert ihn automatisch.
- - Benutzer-Account kann nicht mehr wiederhergestellt werden

Soll das "Gültig ab" Datum nachträglich geändert werden, siehe: "Gültig ab" Datum anpassen.

Reiter "Personalien"

Feldname	Pflichtfeld	Beschreibung
Vorname	Ja	Vorname / Bezeichnung1
Nachname	Ja	Nachname / Bezeichnung2
Sprache	Ja	Sprache für E-Mails und Benutzeroberflächen
Benutzertyp	Nein	Benutzertyp auswählen: "Intern" oder "Extern". Dies betrifft die Unterscheidung zwischen internen und externen Mitarbeitenden. Externe Benutzer erhalten den Zusatz "EXT".
Geschlecht	Nein	Auswahl des Geschlechts. Die Auswahl kann in bestimmten Fachanwendungen u.a. auf die Ansprache Einfluss haben.
E-Mail Adresse	Nein	Die E-Mail Adresse des Benutzers. Die E-Mail Adresse wird anderen Systemen weitergegeben und für Benachrichtigungen (z. B. Passwort-Reset) verwendet. Wichtig: Beim Bezug des Abraxas-Mailservices muss die E-Mail Adresse gültig und mailboxfähig sein.
Job-Beschreibung	Ja	Funktionsbezeichnung des Benutzers. Ist für die einfachere Übersicht und Identifikation sinnvoll zu definieren.
Telefonnummer	Nein	Telefonnummer des Benutzers. Üblicherweise "Festnetz geschäftlich". Wird an Umsysteme wie Ticketsystem (o.ä. wie Systeme von Outsourcing-Kunden) weitergegeben.
Mobile Nummer	Nein	Mobile Nummer des Benutzers. Wird an Umsysteme wie Ticketsystem (o.ä. wie Systeme von Outsourcing-Kunden) weitergegeben.

Reiter "Adresse"

In diesem Reiter kann ein individueller Arbeitsort für den Benutzer erfasst werden.

Weitere Adressfelder werden in der Regel automatisch übernommen, sind aber bei Bedarf anpassbar – vor allem bei Outsourcing-Kunden.

Im Feld "Arbeitsort" kann ein Freitext eingegeben werden, um den Standort des Benutzers zu dokumentieren. Diese Information kann z. B. in der Benutzerübersicht als Filterkriterium verwendet werden oder in Zielsysteme (insbesondere bei Outsourcing-Kunden) übermittelt werden.

Die weiteren Adressfelder sind in der Regel bereits auf Organisationsebene vordefiniert und können im Normalfall leer bleiben.
Falls der Arbeitsort des Benutzers davon abweicht, können die entsprechenden Felder angepasst werden. Diese Funktion ist hauptsächlich für Outsourcing- bzw. Managed-Cloud-Kunden relevant.

Reiter "Organisatorische Daten"

Dieser Abschnitt dient der Zuweisung des Benutzers zu einer Organisationseinheit.

Diese ist meist vorausgewählt, kann aber bei Bedarf manuell angepasst werden – insbesondere bei Kunden mit mehreren Organisationen.

Im Feld "Organisatorische Einheit" wird die Organisation gewählt, der der Benutzer zugeordnet ist.
Diese ist in den meisten Fällen bereits korrekt vorausgewählt.

Bei Kunden mit mehreren Organisationen oder Untereinheiten muss die passende Einheit manuell gewählt werden.

Die zusätzlich angezeigten Gültigkeitsfelder für die Anstellung sollten unverändert bleiben.
Die tatsächliche Gültigkeit des Benutzerkontos wird über die Felder im Reiter "Allgemein" gesteuert.

ACHTUNG: Wenn hier ein "Gültig ab" in der Zukunft gesetzt wird, ist der Benutzer nach der Erstellung bei "Meine Mitarbeitenden" nicht aufgelistet. Er ist erst ab diesem Datum sichtbar.

Nun kann der Benutzer erstellt werden:

Button "Erstellen": Speichert den Benutzer und lädt die Benutzer-Übersicht.
Button "Erstellen und Rollen zuweisen": Speichert den Benutzer und lädt die Detailansicht des neuen Benutzers. Hier können anschliessend direkt Berechtigungen zugewiesen werden.

Es ist möglich, dass direkt nach der Anlage des Benutzers noch nicht alle Berechtigungen zur Zuweisung zur Auswahl stehen. In diesem Fall 1-2 Minuten warten, dann sollten die Berechtigungen angezeigt werden.

Initial-Passwort (Willkommens-Mail)

Abschliessend kann der Benutzer gespeichert werden.

Die Zugangsdaten (Benutzername und Initial-Passwort) werden dem Benutzer per Willkommens-Mail zugestellt.

Weitere Infos unter: https://sec.abraxas-apps.ch/docs/books/benutzerverwaltung-abraxas-iam/page/e-mail-notifications